'En büyük sıkıntılarımızdan biri, genel bir sistemimizin olmayışı galiba… ' diyordu kalemiyle oynarken. Önemli farkındalıklardan biridir, bir yöneticinin işletmesinin güçlü tarafları kadar ihtiyaçlarını da ifade edebilmesi. Ve işte tam da bu farkındalıktır, markasını birkaç adım yukarı, birkaç adım ileriye taşımayı sağlayacak güç.

'Peki, bir sistem neden şarttır?' Kısa vadede yönetilebilir gibi görünse de, işletmede bir sistemin olmayışı; uzun vadede çalışanları zorlamaya,patronu yormaya, hizmet akışının sürdürülebilirliğinde sorunlara, aksamalara, finalde ise müşterinin aldığı hizmetten memnun kalmayışına kadar giden kırık bir fay hattına sebep olur.

Nedir oturmuş bir sistem? Patron uzun bir iş seyahatindeyken,aksamayan işlerdir. Ayşe Hanım doğum iznindeyken,cevaplanması unutulmamış müşteri talepleridir. Mehmet Bey emekli olup, yerine Ahmet Bey geldiğinde ertesi gün aynı tempoda ilerleyen süreçlerdir. Yani kişilere bağlı olmayan, alışkanlıkları, anayasası, düzeni olan, işletmenin kendisine ait temel çarkıdır, sistem.

Sistemi geliştirmek, değiştirmek, bozmak, yeniden yapmak, yeni parçalar eklemek, hantallaşan yapıları söküp çıkarmak, hızlandırmak, yavaşlatmak mümkündür. Misyon doğrultusunda, ekonomik veriler ışığında, yeni alınan kararlar doğrultusunda farklılaştırmak da her zaman mümkündür. Geriye ise ekibe sistemin alışkanlıklarını kazandırmak kalır ki iç eğitimler, yeni başlayanların eskilerden gördükleri iş ahlakı ve çalışma disiplini gibi kuvvetler, tam da bu süreci hızlıca sağlamak için kullanılır.

Maliyetli midir? Bedava tabii ki değildir. Vakit alır mı? Şüphesiz, zaman ayırmadan ideal kurguya ulaşılamaz. Gerekli midir? Tartışmasızevet.

'Sistem' için, 'çark' benzetmesini, bir yöneticimden duymuştum ilk kez. ''Çok fazla insandan sorumluyuz.Herkesin farklı iş yapış şekli ve alışkanlıkları var, bizim ise ortak dilde faaliyetlerimizi sunmaya ihtiyacımız var.Yani bizi tercih eden bir müşteri, markamız altında görüştüğü herkesten aynı hizmeti, aynı kalitede, aynı sürede ve aynı cevaplarla alabilmelidir. İşi üstlenen kişi, görevinde yeni de olsa, aynı temel sonuçlara ulaşabilecek kadar, çark doğru işlemeli, çalışanı da doğru yönlendirebilmelidir.'' Derdi.

Bugün ise çok büyük başarılara imza atmış, çok doğru adımlarla yol almış, kendilerine ait birçok şeyden ödün vermiş ama onlara yıllar önce teslim edilen markayı pırıl pırıl parlatmış yönetici koltuğundaki kişilerle sohbet ederken, benzer ihtiyacı duymuştum işte.

Kaygısı şuydu içlerinden birinin '' Ben sorumluluk alanımdaki işler için, kendime güzel bir sistem kurduğumu düşünüyorum. Ama ben olmazsam aksayacak diye korkuyorum.'' Haklıydı. Bir gün bir sebeple, kendisi artık orada olmadığında, o masaya bir başkası oturduğunda, eğer kişilere göre değişen bir iş yapış disiplini ise var olan, kendi sistemini kurgulamak için bir şeyleri değiştirecekti elbette.

Bu kaygıların ortadan kalkmasının yolu, önce büyük resme, kocaman güçlü güçlü dönen bir çark çizebilmektir. İçerisine yerleri,birbiri ile iş birlikleri önceden belirlenmiş dişlilerin yerleştirilmesidir. Ve bunların tümümüm firmanın imajı ile, rakamsal beklentileri ve değerleri ile doğru orantılı olduğundan emin olmaktır. Sonra da dişlileri kişilere delege etmek vehem işleyen çarka, hem de ekibin yetkinliğine güvenmektir. Süreç aksamadan ilerlerken, kenara not düşülmesi gereken önemli bir konu da çerçevesi net belirlenmiş bu güçlü çarkın, içerisindeki tüm çalışanları kendi farkındalıklarını ortaya koyup fark yaratabilmeleri için özgür bırakabilmektir.